Tâm sự thực tập xin mến chào tất cả các bạn chúng ta lại may mắn gặp nhau trong thế giới có hàng tỷ người. Ngày hôm nay hãy cùng ở lại đây tâm sự và chia sẻ với chúng tôi và những gì bạn hiểu hay chưa hiểu về “Cách submit SI” trong ngành logistics – Xuất nhập khẩu nhé
Let’s go
Bước 1: Chúng ta cần phải có 1 chiếc máy tính, laptop, nếu các bạn không có máy tính thì cũng không sao đâu nha, chúng ta có thể nghỉ submit luôn, chứ team mình thì có, nên mình vẫn sẽ submit như thường :))))))
Hihi tâm sự mà, đừng căng 😂. ND chính ở ngay bên dưới đây nha:
SI LÀ GÌ?
SI (Shipping Instruction) là hướng dẫn gửi hàng do người xuất khẩu (chủ hàng-Shipper) gửi cho các công ty Forwader hoặc hãng tàu để biết về nội dung hàng hóa và những yêu cầu liên quan tới việc vận chuyển hàng hóa, việc submit SI phải được bảo đảm trước ngày hàng load hàng lên tàu một khoảng thời gian hợp lý theo quy định của hãng tàu (Thời gian cut off của chứng từ trên Booking)
—Những đối tượng liên quan đến việc submit SI bao gồm công ty fwd và người xuất khẩu. Các fwd được thuê và họ có trách nhiệm, nghĩa vụ thực hiện công việc tạo vận đơn đường biển (làm Bill), và chính họ cũng là người đứng ra yêu cầu người xuất khẩu phải thực hiện khai báo SI gửi cho hãng tàu.
—Nếu ng XK đi trực tiếp qua hãng tàu thì người khai SI là ng XK luôn
—Nếu ng XK đi qua đại lý là các công ty dịch vụ fwd thì SI sẽ gửi từ ng XK qua fwd, fwd dựa vào SI của ng XK gửi để làm SI gửi hãng tàu.
Đã xác định làm hàng xuất thì dù là hàng cont hay hàng lẻ thì chúng ta đều phải submit SI.
NỘI DUNG CỦA SI
SI sẽ được trình bày trên word hoặc excel hoặc hệ thống có sẵn tùy theo công ty, nhưng về cơ bản cần phải đảm bảo thông tin sau:
1/ SHIPMENT PARTY
-Thông tin của người bán (Shipper/Seller/Consignor)
-Thông tin của người mua (Buyer/Consignee)
-Thông tin của bên thứ 3, bên được thông báo khi lô hàng đến (Notify party)
2/ VOYAGE & ROUTING
-Thời gian và mã số đặt hàng (Booking code): đây là thông tin cơ bản và cũng mang tính bắt buộc để làm cơ sở nhận biết với các đơn đặt hàng của khách hàng khác
-Thông tin con tàu, số chuyến (Vessel, voyage)
-Tên cảng đi, cảng xuất hàng (Port of loading-POL)
-Tên cảng đến, cảng dỡ hàng (Port of discharge-POD)
3/ CONTAINER & CARGO
-Thông tin số container, số seal
-Thông tin hàng hóa: tên hàng, tổng lượng hàng hóa tính cả bao bì, thể tích, số lượng, tính chất và đặc trưng của hàng hóa (hàng dễ vỡ, hàng đông lạnh, dễ hư hỏng…)
-Cách thức đóng gói: loại bao bì sử dụng để đóng gói, kích cỡ thùng hàng đóng, kích thước thùng hàng,…
4/ TYPE BILL
-Chọn loại vận đơn mong muốn, nơi phát hành Bill
-Chọn loại cước Collect hay Frepaid
>Các giấy tờ liên quan nếu được yêu cầu
SUBMIT SI
Cách 1: Khai báo SI qua email: Đa số các công ty FWD, công ty Logistics hoặc nhân viên hãng tàu sẽ tiếp nhận thông tin qua hình thức này vì thông tin sẽ nhanh chóng được tiếp nhận hơn và cũng dễ dàng, thuận lợi để xử lý thông tin cũng như phản hồi khi có lỗi phát sinh. Mỗi công ty FWD sẽ có những hệ thống khác nhau để tạo ra được những vận đơn theo form của công ty họ nhưng về cơ bản các thông tin vẫn phải đầy đủ nội dung.
VD 1 số hãng tàu cho submit SI qua mail: RCL, CUL, HASCO, YML, IAL,…
Cách 2: Khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu/Forwarder. Mỗi hãng tàu sẽ có 1 giao diện khác nhau, nhưng cơ bản vẫn nhập đủ thông tin như trên
(Hoặc có thể submit SI qua một trang điện tử có liên kết với hãng tàu để dựa vào đó để lấy thông tin làm Bill)
VD 1 số hãng tàu cho submit SI qua web: CNC, EMC, OOCL, HUYNDAI, SINOKOR, MCC,..
>> Lưu ý: đối với hàng lẻ thì khi submit SI cho bên chuyên đóng ghép hàng hóa (Coloader) thì đa số là sẽ submit qua email và họ sẽ dựa vào hệ thống của họ để tạo ra vận đơn và gửi lại cho fwd.
Vậy là chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu sâu hơn về cách submit SI – tạo vận đơn đường biển rồi đúng không nào? Còn điều gì bạn chưa biết hay chưa hiểu rõ. Hãy theo dõi, chia sẻ và đọc các bài viết trên Web và Fanpage của Tâm sự thực tập nhé! ♥♥♥.
Cảm ơn và chúc các bạn 1 ngày thật tuyệt vời !!!
Dự án đồng hành cùng sinh viên thực tập
