Booking hãng tàu và 1 số điều cần lưu ý

Tâm sự thực tập xin mến chào tất cả các bạn! Chúng ta lại may mắn gặp nhau trong thế giới có hàng tỷ người. Ngày hôm nay hãy cùng ở lại đây, tâm sự và chia sẻ với chúng tui những gì bạn hiểu hay chưa hiểu về các nội dung cần lưu ý trong Booking ngành Logistics – Xuất nhập khẩu nhé!

Chắc hẳn hầu hết ai trong chúng ta cũng đã từng nhìn thấy chữ “Booking”, nó có thể xuất hiện khi chúng ta “booking” 1 chuyến bay đi du lịch từ Traveloka, hay “booking” cho 1 cặp vé xem phim vào tối nay tại CGV,… Vậy trong ngành Logistics – Xuất nhập khẩu, “Booking” hiểu như thế nào? nội dung trong Booking ra sao?

Giải đáp cho câu hỏi trên, Team Tâm sự thực tập sẽ thể hiện chi tiết trong bài viết ngày hôm nay, tuy nhiên bài viết này sẽ đi sâu vào nội dung trên Booking, chúng ta sẽ nói qua 1 cách đơn giản về Booking trước, bài viết chi tiết về Booking sẽ được Team Tâm sự thực tập chuẩn bị chu đáo để tâm sự sau với cả nhà nha ^^

Let’s go

KHÁI NIỆM VỀ BOOKING

Booking là việc chủ hàng đặt chỗ trước với hãng tàu vận chuyển quốc tế (hãng tàu chuyên chở hàng xuất nhập khẩu) nhằm giữ một chỗ cho hàng trên chuyến tàu đó.
Thông thường người xuất khẩu, người nhập khẩu sẽ lấy booking này từ các Forwarder/ công ty logistics hoặc một vài trường hợp sẽ lấy trực tiếp từ hãng tàu, airline.

Khi nhận được Booking Confirmation hoặc Booking Note từ hãng tàu/đại lý, việc quan trọng đầu tiên chúng ta phải làm đó chính là kiểm tra toàn bộ thông tin trên đó, để đảm bảo được tính chính xác, phù hợp với yêu cầu của chủ hàng cũng như nắm được tất cả deadline cần phải hoàn thành trên Booking

NỘI DUNG CẦN LƯU Ý TRÊN BOOKING

Mỗi hãng tàu sẽ có 1 form booking cho hàng FCL khác nhau, nhưng sẽ đều thể hiện những thông tin cơ bản quan trọng như sau:

Bên cấp Booking (Release from): Là hãng tàu (Carrier) hay đại lý hàng hải (Agent – đơn vị thay mặt hãng tàu làm việc với các doanh nghiệp giao nhận, chủ hàng)
Số Booking (Booking No): Đây là số do hãng tàu/đại lý đặt ra để quản lý đơn hàng khi có yêu cầu đặt chỗ. Nhiều trường hợp số booking trùng với số vận đơn (Bill of lading) nhưng đây không phải là điều bắt buộc.
Tên tàu, số chuyến (Vessel name, Voyage): Một số chủ hàng (shipper) sẽ chỉ định con tàu mà họ muốn đặt chỗ trước, nên cần kiểm tra kĩ phần này sao cho khớp thông tin
Tên mặt hàng (Commodity), mã HS (HS code): Thông tin này cần khớp với loại hàng hóa mà chủ hàng xuất khẩu ra nước ngoài
Tên cảng đi, cảng xuất hàng (Port of loading-POL): Nắm rõ tên, mã các cảng và kiểm tra đúng với thông tin request của chủ hàng𝐕𝐃: chủ hàng yêu cầu lấy booking đi Thượng Hải, thì POL phải show chuẩn tên cảng là SHANGHAI
Tên cảng chuyển tải (Port of transit-POT): Kiểm tra đúng với thông tin request booking của chủ hàng
Tên cảng đến, cảng dỡ hàng (Port of discharge-POD): Kiểm tra đúng với thông tin request booking của chủ hàng
Loại container, số lượng container (Equipment Type/Q’ty): Nếu hàng hóa có số lượng lớn cần phải đóng vào nhiều container, cần tính toán để ý nhắc nhở chủ hàng sắp xếp ngày đóng hàng sớm, tránh đóng sát ngày cut off ko kịp làm chứng từ, ko kịp vận chuyển container về hạ, cũng ko kịp xử lý tờ khai để rớt tàu. Tuy nhiên cũng ko nên đóng sớm quá, hạ hàng sớm trước ngày Freetime của hãng tàu cũng sẽ phát sinh chi phí.
Ngày tàu chạy dự kiến (Estimated time of departure-ETD): Lịch tàu chạy này phải đúng với thông tin request booking của chủ hàng, kiểm tra thêm để đảm bảo chủ hàng có thể đóng/hạ hàng kịp, hoàn thành chứng từ trước các deadline mà hãng tàu đặt ra
Ngày tàu đến dự kiến (Estimated time of arrival-ETA): Kiểm tra thời gian đến này có đúng với thời gian hành trình (Transit time) mà sale hãng tàu (bên bán booking) báo hay không.𝐕𝐃: Thông tin Transit time chỉ có 7 ngày, ETD là 15/9 nhưng ETA tận 1/10 thì phải check lại ngay.
Nơi cấp container rỗng (Empty pick up CY): Với một số hãng tàu, chúng ta có thể mang Booking đến bãi cấp container rỗng ghi trên đó để gắp vỏ cont về đóng hàng, nhưng cũng có những booking ko show thông tin này thì phải làm thêm 1 bước nữa đó chính là gửi mail cho hãng tàu xin thông tin bãi cấp rỗng, email này còn được gọi là DUYỆT LỆNH. Ở một số bãi, nhân viên hiện trường có thể đến để lựa chọn vỏ cont và lấy seal trước, nhưng có 1 số bãi phải cho đến khi lái xe đầu kéo container trực tiếp đến bãi đến gắp cont lúc ấy mới biết được số cont của Booking đó là gì(Trong trường hợp hàng đi sát giờ cắt máng, cần phải có số container trước để lên tờ khai hải quan và làm chứng từ, thì việc có thể chọn trước số cont là 1 lợi thế rất lớn)
𝐕𝐃:

– Hãng tàu ZIM thường phải gửi mail duyệt lệnh trước để lấy vỏ cont rỗng

– Hãng tàu WANHAI ko cần phải gửi mail duyệt lệnh, thường hay cho nhân viên hiện trường cầm bkg đến chọn vỏ cont trước (Khi vào đợt cao điểm thiếu vỏ thì chỉ khi nào lái xe đầu kéo cont đến mới được cấp vỏ)
Nơi hạ hàng (Full return CY): Sau khi đã đóng hàng xong, thông quan kẹp chì, lái xe sẽ kiểm tra thông tin này và mang cont hàng trả về đúng cảng/bãi mà hãng tàu đã bố trí sẵn cho việc đưa container lên tàu thuận tiện nhất
Deadline của chứng từ (Doc/SI/VGM Cut-off): Đảm bảo chủ hàng phải gửi thông tin làm Bill (Shipping Instruction) và phiếu cân container (Verified Gross Mass) cho hãng tàu. Hãng tàu sẽ dựa vào các thông tin này để phát hành Bill nháp cho chủ hàng
Deadline của tờ khai (Customs Cut-off): Đảm bảo nhân viên hiện trường hoàn thành việc giao tờ khai xuất khẩu thông quan cho hãng tàu – “vào sổ tàu” chính là bước cuối cùng để xác nhận hàng của doanh nghiệp đã có mặt tại cảng/bãi chờ xuất và hoàn thành các thủ tục hải quan
Giờ cắt máng (Port Cargo Cut-off / Closing time): Kiểm tra kĩ hạn chót, ngày và giờ mà chủ hàng bắt buộc phải hoàn thành tất cả những công việc về chứng từ và mang hàng hóa đến điểm tập kết tại cảng/bãi show trên Booking trước khi tàu chạy

Chúng ta cần lưu ý rằng:

Đa phần hãng tàu sẽ phạt chủ hàng phí Lưu cont trên mỗi container tại cảng/bãi nếu như chủ hàng hạ hàng quá sớm trước ngày Freetime (Free DEM) cho phép, bởi điều này gây tốn kém chi phí quản lý và chiếm không gian lưu trữ của cảng/bãi. Vì vậy, chủ hàng cần chú ý kĩ điều này để giảm thiểu chi phí phát sinh không đáng có𝐕𝐃: Hãng tàu Maersk thường cho khách hàng Free DEM 7 ngày tính đến ETD. Tức là, nếu ETD của Booking là 18/09 thì khách hàng được hạ container có hàng xuống cảng/bãi từ 00:00 ngày 12/09, hạ trước thời điểm này sẽ bị mất phí DEM

Chà… tâm sự đến đây các bạn cũng đã hiểu được những lưu ý quan trọng khi kiểm tra 1 “Booking hãng tàu” rồi đúng không? Còn điều gì bạn chưa biết hay chưa hiểu rõ. Hãy theo dõi, chia sẻ và đọc các bài viết trên Web và Fanpage của Tâm sự thực tập nhé ♥♥♥

Dự án đồng hành cùng sinh viên thực tập

Sổ tay Incoterms 2020

Xem thêm: