Tâm sự thực tập xin mến chào các bạn! Chúng ta lại có may mắn được gặp nhau trong thế giới có hàng tỷ người. Ngày hôm nay, hãy cùng ở lại, tâm sự và chia sẻ với chúng tui những gì mà bạn hiểu về Invoice trong xuất nhập khẩu nhé
Có thể hầu hết các bạn đã từng nhìn thấy những tờ Invoice (hóa đơn) trong các ngành như: dịch vụ, ăn uống, thậm chí là những Invoice (hóa đơn) trong các cửa hàng thương hiệu lớn ngành thời trang như Adidas, Nike, Gucci,..
Vậy Invoice trong ngành xuất nhập thì sao? chức năng, phân loại, vai trò của Invoice là gì? Bài viết này Tâm sự thực tập sẽ cho bạn hiểu 1 cách đơn giản và cơ bản nhất về Invoice nha ♥
Let’s go
KHÁI NIỆM VỀ INVOICE
- Hóa đơn hay Invoice là chứng từ thương mại do người bán lập để xác nhận giao dịch mua bán giữa hai bên. Đây là một trong những giấy tờ vô cùng quan trọng để doanh nghiệp tiến hành việc thanh toán, khai thuê hay làm thủ tục hải quan cho hàng hóa của mình, đặc biệt là xuất nhập khẩu.
- Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Invoice được lập theo mẫu nội bộ của đơn vị bán, không cần biểu mẫu cố định của hải quan, thuế hay cơ quan đơn vị Nhà nước nào cả. Tuy nhiên, trên hóa đơn (invoice) cần đảm bảo có các thông tin cần thiết như:
+ Tên invoice là gì, mã số, ngày tháng
+ Thông tin shipper (người xuất khẩu) và consignee (người nhập khẩu)
+ Thông tin của đơn vị trung gian (nếu có)
+ Tên phương tiện, số booking
+ Số container, số seal
+ Địa chỉ cảng xuất và cảng nhập
+ Mô tả về hàng hóa (Tên hàng, số lượng, đơn giá)
+ Tổng giá trị bằng số và bằng chữ - Invoice thường được kèm theo các chứng từ khác (packing list, …) có liên quan để thực hiện các thủ tục hải quan, cấp chứng nhận xuất xứ C/O. Đây cũng là chứng cứ để doanh nghiệp có thể căn cứ vào để giải quyết vào những khiếu nại về việc hàng hóa (chất lượng, số lượng, …) cũng như các dịch vụ hỗ trợ khác đi kèm đối với đơn vị bán.
CHỨC NĂNG CỦA INVOICE
- Các công ty cần gửi Invoice để yêu cầu bên mua thanh toán đơn hàng. Invoice là một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý thể hiện sự đồng ý của cả hai bên đối với giá niêm yết và các điều kiện thanh toán. Tuy nhiên, còn có những lợi ích, chức năng khác khi sử dụng Invoice.
- Lưu trữ hồ sơ: Lợi ích quan trọng nhất của Invoice là khả năng lưu giữ hồ sơ hợp pháp về việc bán hàng. Điều này giúp bạn có thể biết khi nào một hàng hóa được bán, ai đã mua và ai đã bán nó.
- Theo dõi thanh toán: Invoice là một công cụ kế toán rất có giá trị. Nó giúp cả người bán và người mua theo dõi các khoản thanh toán và số tiền còn nợ của họ.
- Được pháp luật bảo vệ: Một Invoice hợp lệ là bằng chứng hợp pháp về sự thỏa thuận giữa người mua và người bán về một mức giá ấn định. Nó bảo vệ người bán khỏi các vụ kiện gian lận.
- Khai thuế dễ dàng: Việc ghi chép và lưu giữ tất cả các Invoice bán hàng giúp công ty báo cáo thu nhập của mình và đảm bảo rằng họ đã nộp đúng và đủ thuế theo quy định.
- Hỗ trợ phân tích kinh doanh: Phân tích Invoice có thể giúp doanh nghiệp thu thập thông tin từ các hình thức mua hàng của khách hàng và xác định xu hướng, sản phẩm phổ biến, thời gian mua hàng cao điểm,… Điều này giúp phát triển các chiến lược tiếp thị hiệu quả.
PHÂN LOẠI TRONG INVOICE (NHỮNG INVOICE THƯỜNG XUYÊN BẮT GẶP NHẤT)
COMMERCIAL INVOICE (HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI)
- Commercial invoice được viết tắt là CI, là hóa đơn thương mại cao cấp hơn hoá đơn thông thường, được sử dụng để ghi lại bằng chứng về quá trình giao dịch ngoại thương giữa bên xuất khẩu (nhà cung cấp) và bên nhập khẩu (bên mua).
- Hóa đơn này có nội dung cụ thể hơn so với thực tế, đồng thời có chức năng như một lời yêu cầu thanh toán với bên nhập khẩu, mang tính chất thương mại
- Nội dung của Commercial Invoice gồm phương thức vận chuyển lô hàng, chức năng cơ bản trong thanh toán, cơ sở khai báo hải quan, tính thuế xuất nhập khẩu lô hàng, phương thức thanh toán, thời hạn, tên mặt hàng,..
PROFORMA INVOICE (HÓA ĐƠN CHIẾU LỆ)
- Proforma Invoice được viết tắt là PI, đây là hóa đơn chiếu lệ được người bán lập nên, về cơ bản nó cũng có nội dung như Invoice
- Tuy nhiên Proforma Invoice được lập và gửi cho người mua trước khi giao một lô hàng để một lần nữa xác nhận các cam kết, điều khoản, điều kiện, mà hai bên đã thỏa thuận và thống nhất với nhau trước đây.
- Đây có thể coi là một bản thảo hay bản nháp mà bên bán cung cấp cho bên mua. Khi bên mua xác nhận thì nó sẽ hoạt động như một hợp đồng mua bán hàng hóa chính thức.
- Với hóa đơn chiếu lệ, cả hai bên sẽ giảm thiểu rủi ro trong việc thanh toán, loại bỏ các vấn đề sai sót, kiện tụng xảy ra.
VAI TRÒ CỦA INVOICE
Khi muốn xuất khẩu hàng hóa sang các nước khác hoặc nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về thì Invoice đóng vai trò quan trọng trong việc thanh toán, thực hiện đóng thuế, đóng bảo hiểm và khai báo hải quan. Cụ thể các vai trò của Invoice trong xuất nhập khẩu là:
- Thanh toán: Invoice có thể được xem là hóa đơn thương mại hợp lệ vì có đầy đủ thông tin chi tiết về ngày giờ, hàng hóa, các bên giao dịch và có chữ ký, đóng dấu rõ ràng. Invoice có chức năng thông báo và yêu cầu người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán cho người bán theo đúng hợp đồng đã ký kết.
- Khai báo hải quan: Khai báo hải quan là một khâu rất quan trọng trong xuất nhập khẩu. Khi khai báo, hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) cũng cần được xuất trình để bên hải quan biết được giá trị đơn hàng hoá trên hoá đơn để dựa vào đó tính thuế xuất nhập khẩu và các chi phí liên quan khác. Bên cạnh đó, hóa đơn thương mại cũng cung cấp các thông tin quan trọng giúp cho việc khai báo điện tử trở nên thuận tiện.
- Đóng bảo hiểm: Trong quá trình vận chuyển hàng hóa trong xuất nhập khẩu, có nhiều trường hợp hàng hóa bị hư hỏng hoặc xảy ra các tình huống bất ngờ trong khi vận chuyển. Khi đó các thông tin và điều khoản về hàng hóa trên Invoice như tên hàng hoá, số lượng, giá cả, mã hàng… sẽ giúp cho việc tính phí bảo hiểm được rõ ràng, xác thực.
Chà… tâm sự đến đây các bạn cũng đã phần nào hiểu hơn về những điều mà mình chưa biết hay đã biết sơ sơ rồi đúng không? Còn điều gì bạn chưa biết hay chưa hiểu rõ. Hãy theo dõi, chia sẻ và đọc các bài viết trên Web và Fanpage của Tâm sự thực tập nhé ♥♥♥
Dự án đồng hành cùng sinh viên thực tập
Xem thêm:
