Tâm sự thực tập xin mến chào tất cả các bạn, nếu các bạn đang đọc bài viết này thì chúng tui THỀ các bạn sẽ hiểu được những điều cơ bản thực tế nhất về bộ chứng từ cốt lõi trong xuất nhập khẩu!
Bởi vì….
THỀ là nghề của chúng tui ^^
Đùa vậy chứ zô đọc liền là hiểu ngay ý của chúng tui à.
Trước hết, chúng ta phải biết rằng bộ chứng từ xuất nhập khẩu có rất nhiều loại khác nhau, mỗi loại sẽ có những chức năng, vai trò nhất định. Tuy nhiên nhìn chung đây là những văn bản chứa đựng thông tin về hàng hóa, vận tải, bảo hiểm và thanh toán để chứng minh một sự việc, làm căn cứ để nhận hàng, thanh toán và khiếu nại, bồi thường trong những trường hợp xảy ra mâu thuẫn giữa hai bên.
—Trong post này sẽ xuất hiện những chứng từ cốt lõi như: 𝐈𝐍𝐕, 𝐍𝐂𝐕, 𝐏𝐋, 𝐁𝐋, 𝐀𝐖𝐁, 𝐂𝐎, 𝐂𝐂, 𝐈𝐍𝐒𝐔𝐑𝐀𝐍𝐂𝐄, 𝐏𝐇𝐘𝐓𝐎, 𝐅𝐔𝐌𝐈, 𝐌𝐒𝐃𝐒, CD
Let’s go
INV (COMMERCIAL INVOICE): HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI
- INV là chứng từ cơ bản do người bán tự lập theo form của mình, trong đó nội dung nói rõ về số hóa đơn, ngày hóa đơn, người bán, người mua, đặc điểm, đơn giá và tổng trị giá của hàng hóa..
- Trị giá của hóa đơn không cần giống y hệt trị giá của hợp đồng do chủ hàng có thể giao hàng thành từng phần và nhiều lần (mỗi lần giao hàng sẽ phát hành 1 hóa đơn) hoặc giao hàng có dung sai (giao nhiều hơn hoặc ít hơn số lượng quy định ban đầu)
𝐋𝐮̛𝐮 𝐲́:
- Người phát hành: Người xuất khẩu
- Thời điểm phát hành: Sau khi ký hợp đồng ngoại thương đến trước khi giao hàng
- Số bản thường phát hành: 3 bản gốc
P/L (PACKING LIST): PHIẾU ĐÓNG GÓI
- P/L là chứng từ kê khai tất cả hàng hóa được đóng/đựng trong một kiện hàng (thùng hàng, container…)
- P/L được lập khi đóng hàng với nội dung bao gồm: Tên người bán, người mua, tên hàng, số hợp đồng, số L/C (nếu có), tên tàu, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, số cân, số kiện, thể tích kiện hàng, số lượng container,…
𝐋𝐮̛𝐮 𝐲́:
- Người phát hành: Người xuất khẩu
- Thời điểm phát hành: Sau khi ký hợp đồng ngoại thương đến trước khi giao hàng
- Số bản thường phát hành: 3 bản gốc
B/L (BILL OF LADING): VẬN ĐƠN ĐƯỜNG BIỂN
Xem chi tiết tại: Vận đơn đường biển là gì?
AWB (AIRWAY BILL): VẬN ĐƠN HÀNG KHÔNG
- AWB là chứng từ do bên vận tải (carrier) hoặc công ty giao nhận (forwarder) phát hành cho người gửi hàng để làm cơ sở xác định việc giao hàng của người xuất khẩu đồng thời làm căn cứ thanh toán của người nhập khẩu
- AWB thể hiện những thông tin về người chuyên chở, thông tin về lô hàng, sân bay xếp sân bay dỡ, ngày chuyến bay khởi hành, thông tin liên hệ để giải phóng hàng tại sân bay đích..
𝐋𝐮̛𝐮 𝐲́:
- Người phát hành: Bên vận tải (carrier) hoặc công ty giao nhận (forwarder)
- Thời điểm phát hành: Sau khi giao hàng
- Số bản thường phát hành: 3 bản gốc / nhiều bản copy
C/O (CERTIFICATE OF ORIGIN): GIẤY CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ HÀNG HÓA
- C/O là giấy chứng nhận do tổ chức có thẩm quyền thuộc quốc gia/vùng lãnh thổ xuất khẩu hàng hóa cấp dựa trên những quy định và yêu cầu liên quan về xuất xứ, chỉ rõ nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa
- C/O tạo điều kiện thuận lợi cho hàng hóa khi nhập khẩu vào một quốc gia khác về mặt thuế quan.
𝐋𝐮̛𝐮 𝐲́:
- Người phát hành: Cơ quan có thẩm quyền của chính phủ nước xuất khẩu
- Thời điểm phát hành: Sau khi giao hàng
- Số bản thường phát hành: 1 bản gốc / 2 bản copy
C/C (CERTIFICATE OF CONFORMITY): GIẤY CHỨNG NHẬN HỢP QUY HÀNG HÓA
- C/C là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng hóa được giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng. Nếu hợp đồng không quy định gì khác, giấy chứng nhận chất lượng có thể do xưởng hoặc nhà máy sản xuất hàng hóa hoặc do cơ quan kiểm nghiệm/ giám định hàng xuất khẩu cấp
𝐋𝐮̛𝐮 𝐲́:
- Người phát hành: Nhà sản xuất hoặc Cơ quan kiểm định chất lượng
- Thời điểm phát hành: Trước khi giao hàng hoặc sau khi hàng đến
- Số bản thường phát hành: 1 bản gốc / 2 bản copy
INSURANCE POLICY/ CERTIFICATE: CHỨNG TỪ BẢO HIỂM
- INSURANCE POLICY/ CERTIFICATE là chứng từ chứng minh hàng hóa đã được mua bảo hiểm và sẽ được bồi thường khi xảy ra tổn thất theo điều kiện của từng loại bảo hiểm.
- Tùy thuộc vào cách thức mua bảo hiểm mà chứng từ bảo hiểm có thể gặp gồm 2 loại: Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) và Đơn bảo hiểm (Insurance Policy)
𝐋𝐮̛𝐮 𝐲́:
- Người phát hành: Công ty bảo hiểm, ngân hàng
- Thời điểm phát hành: Trước khi giao hàng
- Số bản thường phát hành: 1 hoặc nhiều bản gốc / 2 bản copy
PHYTO (PHYTOSANITARY CERTIFICATE): CHỨNG NHẬN KIỂM DỊCH
- PHYTO sử dụng với hàng nhập khẩu có liên quan hoặc có nguồn gốc thực vật/động vật thì phải kiểm dịch để đảm bảo không cho mầm bệnh theo hàng hóa đi vào nước nhập khẩu.
- PHYTO sử dụng với hàng xuất khẩu, công việc tương tự, nhưng kiểm dịch là để chứng minh hàng đảm bảo điều kiện về kiểm dịch để xuất khẩu ra nước ngoài.
𝐋𝐮̛𝐮 𝐲́:
- Người phát hành: Cơ quan có thẩm quyền của chính phủ nước xuất khẩu, nhập khẩu
- Thời điểm phát hành: Trước khi giao hàng
- Số bản thường phát hành: 1 bản gốc
FUMI (FUMIGATION CERTIFICATE): CHỨNG NHẬN HUN TRÙNG
- FUMI sẽ sử dụng đối với hàng hóa có nguồn gốc hữu cơ như: gạo, cà phê, hạt tiêu, hạt điều,… hoặc hàng có nguồn gốc từ gỗ như: mây tre lá, hàng thủ công mỹ nghệ,… nếu không xử lý bằng hóa chất thì trong quá trình vận chuyển sẽ xuất hiện mối, mọt, nấm mốc hoặc côn trùng gây hại cho môi trường.
- Hải quan nước nhập khẩu yêu cầu hàng hóa phải được hun trùng trước khi xuất khẩu bằng cách xuất trình Giấy chứng nhận hun trùng
𝐋𝐮̛𝐮 𝐲́:
- Người phát hành: Cơ quan có thẩm quyền thực hiện hun trùng
- Thời điểm phát hành: Trước khi giao hàng
- Số bản thường phát hành: 1 bản gốc
MSDS (MATERIAL SAFETY DATE SHEET): CHỈ DẪN VỀ AN TOÀN HÀNG HÓA
- MSDS là chứng từ áp dụng cho những hàng hóa có thể gây nguy hiểm trong quá trình vận chuyển như: hàng có pin có dầu, dễ cháy nổ, hóa chất ăn mòn, hàng có mùi,.. do nhà sản xuất (người bán, chủ hàng) cung cấp cho hãng vận chuyển (carrier) có tác dụng chỉ dẫn cho hãng vận chuyển thực hiện các quy trình an toàn hàng hóa trong quá trình sắp xếp hàng hoặc xử lý hàng khi gặp phải sự cố.
- Các thông tin trên MSDS có tính pháp lý trong xử lý các sự cố liên quan đến lô hàng nên thông tin cung cấp trên MSDS phải đảm bảo tính chính xác cao
- MSDS được gửi kèm với lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển cho đến tay người nhập khẩu
𝐋𝐮̛𝐮 𝐲́:
- Đối với hàng hóa là hóa chất, trong bộ hồ sơ hải quan nên có kèm theo MSDS (đóng dấu sao y của nhà nhập khẩu) để xác nhận rằng MSDS này đã được nhà nhập khẩu chấp nhận
CD (CUSTOM DECLARATION): TỜ KHAI HẢI QUAN
- CD hiểu đơn giản là một loại văn bản mà theo đó người chủ của hàng hóa phải kê khai số hàng hóa đó cho bên lực lượng kiểm soát khi xuất nhập khẩu hàng hóa vào nước ta (hay còn gọi là xuất cảnh).
- Chi tiết hơn, các bạn có thể xem thêm tại: Custom Declaration là gì?
- Tờ khai hải quan vô cùng quan trọng trong quá trình làm xuất nhập khẩu, đây gần như là bước cuối cùng để 1 lô hàng được xuất đi hay được nhập khẩu vào nước khác, các chứng từ bên trên là các chứng từ bổ trợ đi kèm khi tiếp nhận tờ khai cho hệ thống hải quan
Thực tế còn một số loại chứng từ khác tương đương với từng mặt hàng, xuất nhập khẩu – logistics là 1 ngành rất rộng nên việc nắm được hầu hết kiến thức trong ngành là 1 điều gì đó rất khó khăn với mỗi cá nhân. Tuy nhiên, các bạn à, hãy cứ tự tin đi làm khi đã nắm được các kiến thức cơ bản nhất, khi làm rồi các bạn sẽ được tiếp xúc trực tiếp với từng mặt hàng, từng công đoạn trong quy trình. Đến lúc đó, chúng ta sẽ hiểu rõ hơn và có thêm được nhiều kinh nghiệm các bạn nhé ^^
Dự án đồng hành cùng sinh viên thực tập
Xem thêm:
⇒ 6 mảng kiến thức quan trọng cần trang bị trong ngành Xuất Nhập Khẩu
⇒ Cần làm gì để tránh được tình trạng thất nghiệp khi vừa tốt nghiệp
⇒ Các vị trí công việc cần nắm trong ngành Xuất nhập khẩu – Logistics
